سامانه مؤدیان برای شرکت‌های کوچک؛ ۱۰ نکته‌ای که مدیر شرکت هم باید بداند
در بسیاری از شرکت‌های کوچک، وقتی صحبت از سامانه مؤدیان می‌شود مدیر پاسخ می‌دهد:
> حسابدار شرکت این کار را انجام می‌دهد.
این تقسیم وظیفه طبیعی است.
اما سامانه مؤدیان فقط یک عملیات نرم‌افزاری نیست.
اطلاعاتی که در این سامانه ثبت می‌شود مستقیماً با فروش، مالیات و معاملات شرکت ارتباط دارد.
بنابراین مدیر شرکت لازم نیست خودش اپراتور سامانه باشد، اما باید بداند چه چیزی در حال انجام است.
۱. کارپوشه را فقط موقع ارسال اظهارنامه نبینید
سامانه مؤدیان یک فرایند مستمر است.
صورتحساب‌ها در طول فعالیت شرکت صادر و دریافت می‌شوند.
بنابراین کنترل کارپوشه نباید به پایان فصل یا زمانی که مشکلی ایجاد شده محدود شود.
۲. فروش سیستم حسابداری و سامانه باید قابل تطبیق باشد
اگر نرم‌افزار حسابداری عددی را به‌عنوان فروش نشان می‌دهد ولی صورتحساب‌های الکترونیکی عدد دیگری دارند، باید علت مشخص باشد.
ممکن است مسئله مربوط به:
- صورتحساب اصلاحی؛
- ابطالی؛
- زمان ثبت؛
- یا خطای ارسال
باشد.
اختلافی که امروز کوچک است ممکن است در پایان دوره به مسئله بزرگ‌تری تبدیل شود.
۳. خریدار هم نقش دارد
سامانه مؤدیان فقط درباره صورتحساب‌هایی نیست که شرکت صادر می‌کند.
صورتحساب‌هایی نیز ممکن است توسط فروشندگان به نام شرکت شما ثبت شوند.
بنابراین شرکت باید خریدها را هم بررسی کند.
اگر صورتحسابی متعلق به شرکت نیست، نباید صرفاً به دلیل نمایش در کارپوشه نادیده گرفته شود.
۴. اطلاعات مشتری باید درست باشد
بخشی از خطاهای صورتحساب از اطلاعات پایه آغاز می‌شود.
شناسه، نوع مشتری و سایر اطلاعات طرف حساب باید در سیستم داخلی شرکت به‌درستی نگهداری شوند.
رفع خطای منبع بسیار ساده‌تر از اصلاح انبوه صورتحساب‌های اشتباه است.
۵. فاکتور اشتباه را رها نکنید
گاهی کاربر بعد از صدور صورتحساب اشتباه تصور می‌کند می‌تواند فقط در نرم‌افزار حسابداری عدد را اصلاح کند.
اما وضعیت صورتحساب ارسال‌شده نیز باید مطابق سازوکار قانونی اصلاح شود.
بنابراین برای:
- اصلاح؛
- ابطال؛
- برگشت از فروش
فرآیند مشخص داشته باشید.
۶. نرم‌افزار مسئول نهایی نیست
ممکن است شرکت از یک نرم‌افزار حسابداری یا واسط ارسال صورتحساب استفاده کند.
نرم‌افزار ابزار اجرای کار است.
اگر تنظیمات اشتباه باشد یا کاربر اطلاعات نادرستی وارد کند، خرید یک نرم‌افزار معتبر به‌تنهایی مانع ایجاد مسئله مالیاتی نمی‌شود.
۷. شخص مشخصی مسئول کنترل باشد
در شرکت کوچک ممکن است یک نفر همه کارهای مالی را انجام دهد.
با این حال باید روشن باشد چه کسی مسئول:
- ارسال صورتحساب؛
- کنترل خطاها؛
- بررسی کارپوشه؛
- تطبیق خرید و فروش؛
- و پیگیری موارد ردشده
است.
کاری که «همه مسئول آن هستند» معمولاً در عمل بدون مسئول باقی می‌ماند.
۸. کنترل ماهانه داشته باشید
یک کنترل ساده ماهانه می‌تواند شامل این موارد باشد:
- جمع فروش حسابداری؛
- جمع صورتحساب‌های ارسال‌شده؛
- صورتحساب‌های خطادار؛
- اصلاحی و ابطالی؛
- خریدهای ثبت‌شده برای شرکت؛
- موارد نیازمند واکنش.
این کنترل بسیار ساده‌تر از پیدا کردن اختلاف در پایان سال است.
۹. مستندات خطا را نگهداری کنید
اگر صورتحسابی اشتباه بوده و اصلاح شده، دلیل اصلاح و مستندات آن را نگهداری کنید.
اگر معامله‌ای توسط شرکت رد شده، مدارک مربوط به علت رد را نیز بایگانی کنید.
ممکن است امروز همه افراد ماجرا را به خاطر داشته باشند، اما رسیدگی مالیاتی الزاماً امروز انجام نمی‌شود.
۱۰. مدیر باید گزارش خلاصه بگیرد
مدیر شرکت لازم نیست جزئیات فنی ارسال صورتحساب را بداند.
اما بهتر است حداقل بداند:
- چند صورتحساب خطا دارد؟
- آیا اختلاف مهمی وجود دارد؟
- آیا تکالیف دوره انجام شده؟
- آیا موردی نیاز به تصمیم مدیریتی دارد؟
یک گزارش یک‌صفحه‌ای ماهانه می‌تواند کافی باشد.
سامانه مؤدیان یک مسئله مدیریتی هم هست
در شرکت کوچک، اشتباه سیستم مالی ممکن است مستقیماً به نقدینگی و ریسک شرکت تبدیل شود.
به همین دلیل بهتر است سامانه مؤدیان را صرفاً «کار حسابدار» نبینیم.
حسابدار مجری و متخصص فرآیند است، اما شرکت باید کنترل مناسبی بر اطلاعات مالی خود داشته باشد.
هرچه اختلاف‌ها زودتر شناسایی شوند، اصلاح آن‌ها معمولاً ساده‌تر خواهد بود.