سامانه واکنش به اطلاعات مالیاتی چیست و چرا نباید اطلاعات معاملات را بدون بررسی تأیید کنیم؟
یکی از تغییرات مهم در نظام مالیاتی، افزایش حجم اطلاعاتی است که سازمان امور مالیاتی از منابع مختلف دریافت و در اختیار مؤدی قرار می‌دهد.
این موضوع از یک طرف می‌تواند تکمیل اطلاعات را ساده‌تر کند، اما از طرف دیگر یک تصور اشتباه ایجاد می‌کند:
> چون اطلاعات را خود سامانه نشان داده، پس حتماً درست است.
این تصور همیشه صحیح نیست.
مؤدی همچنان باید اطلاعات منتسب به خود را بررسی کند.
سامانه واکنش به اطلاعات چیست؟
در این سامانه، بخشی از اطلاعات معاملات که به مؤدی مربوط شده در اختیار او قرار می‌گیرد تا بتواند نسبت به آن واکنش نشان دهد.
برای نمونه اطلاعات صورت معاملات موضوع مواد ۱۶۹ و ۱۶۹ مکرر مربوط به دوره بهار ۱۴۰۵ که در بخش «جزئیات اطلاعات معاملات» خلاصه عملکرد مالیات بر ارزش افزوده قرار گرفته بود، به سامانه واکنش به اطلاعات منتقل شد.
برای مؤدی امکان بررسی و حسب مورد تأیید یا رد اطلاعات فراهم شده است.
چرا ممکن است اطلاعات نیاز به بررسی داشته باشند؟
اطلاعات مالیاتی از مسیرهای مختلف تولید می‌شوند.
ممکن است:
- طرف معامله اطلاعات اشتباهی ثبت کرده باشد؛
- شناسه یا اطلاعات طرف حساب نادرست باشد؛
- معامله‌ای دوبار ثبت شده باشد؛
- مبلغ معامله با دفاتر شرکت متفاوت باشد؛
- معامله اصلاً متعلق به شرکت نباشد؛
- اصلاح یا ابطال بعدی در یکی از سیستم‌ها منعکس نشده باشد.
به همین دلیل مشاهده اطلاعات باید شروع کنترل باشد، نه پایان آن.
با چه چیزهایی تطبیق دهیم؟
برای هر معامله مهم می‌توان چند منبع را بررسی کرد:
نرم‌افزار حسابداری
آیا معامله در دفاتر شرکت ثبت شده است؟
عدد ثبت‌شده چقدر است؟
فاکتور و صورتحساب
آیا سند مربوط به معامله وجود دارد؟
تاریخ و مبلغ با اطلاعات سامانه مطابقت دارد؟
قرارداد
در معاملات قراردادی، آیا مبلغ و ماهیت اطلاعات ثبت‌شده با قرارداد منطبق است؟
گردش بانکی
در صورت نیاز، پرداخت یا دریافت مربوط به معامله قابل ردیابی است؟
سامانه مؤدیان
اگر صورتحساب الکترونیکی نیز وجود دارد، وضعیت آن چیست؟
تأیید عجولانه چه مشکلی ایجاد می‌کند؟
وقتی کاربر بدون بررسی اطلاعات را تأیید می‌کند، بعداً توضیح دادن اینکه اطلاعات صحیح نبوده دشوارتر می‌شود.
به همین دلیل فرایند مناسب این نیست:
ورود به سامانه → انتخاب همه → تأیید
بلکه باید حداقل برای موارد مهم و غیرعادی کنترل انجام شود.
اگر اطلاعات متعلق به ما نبود چه کنیم؟
ابتدا مطمئن شوید مسئله ناشی از تفاوت در نام، تاریخ، روش ثبت یا نوع سند نیست.
اگر مشخص شد اطلاعات واقعاً متعلق به شرکت نیست یا مبلغ نادرست است، واکنش مناسب را در سامانه ثبت کنید و مدارک مرتبط را نگهداری کنید.
در اختلافات مهم نیز بهتر است موضوع با کارشناس مالیاتی بررسی شود.
شرکت کوچک چگونه این کنترل را انجام دهد؟
لازم نیست فرآیند بسیار پیچیده‌ای طراحی شود.
حتی یک فایل ساده می‌تواند کافی باشد.
برای معاملات مهم ستون‌هایی مانند این موارد داشته باشید:
- نام طرف حساب
- مبلغ سامانه
- مبلغ حسابداری
- شماره سند
- وضعیت تطبیق
- نتیجه بررسی
- اقدام لازم
به این ترتیب مشخص می‌شود کدام موارد بدون اختلاف هستند و کدام نیاز به پیگیری دارند.
چرا این روند در آینده مهم‌تر می‌شود؟
هرچه اتصال سامانه‌های مالیاتی و منابع اطلاعاتی بیشتر شود، نقش تطبیق اطلاعات نیز افزایش پیدا می‌کند.
شرکت‌ها دیگر نمی‌توانند صرفاً در پایان سال به دفاتر داخلی خود نگاه کنند.
اطلاعات شرکت در مجموعه‌ای از سامانه‌ها و نزد اشخاص دیگر نیز تولید می‌شود.
مدیریت مالی امروز تا حد زیادی به معنی کنترل سازگاری این داده‌ها نیز هست.
یک اصل کاربردی
وقتی سامانه مالیاتی اطلاعاتی را از قبل برای شما نمایش می‌دهد:
نه آن را بی‌دلیل رد کنید و نه بدون بررسی تأیید کنید.
ابتدا با اسناد و اطلاعات واقعی شرکت تطبیق دهید.
هدف سامانه واکنش نیز دقیقاً فراهم کردن امکان همین بررسی است.