اظهارنامه مالیاتی عملکرد ؛ چک‌لیست شرکت‌ها قبل از ارسال
اظهارنامه مالیاتی در واقع خلاصه‌ای از بخش مهمی از اطلاعات مالی یک سال شرکت است و اختلاف میان آن و سایر اطلاعات ثبت‌شده در سامانه‌های مالیاتی، دفاتر، لیست بیمه و حساداری می‌تواند بعداً در رسیدگی اهمیت پیدا کند.
بنابراین قبل از ثبت نهایی، یک کنترل ساختاریافته ارزش زیادی دارد.
۱. فروش را فقط از روی یک گزارش بررسی نکنید
عدد فروش اظهارنامه باید با واقعیت فعالیت شرکت قابل تطبیق باشد.
منابعی که ممکن است لازم باشد با یکدیگر مقایسه شوند شامل:
- حساب‌های فروش در نرم‌افزار حسابداری؛
- صورتحساب‌های الکترونیکی؛
- اطلاعات سامانه مؤدیان؛
- اظهارنامه‌های ارزش افزوده؛
- قراردادها؛
- دریافت‌های بانکی مرتبط با فروش.
وجود اختلاف الزاماً به معنی اشتباه نیست، اما هر اختلاف مهم باید قابل توضیح باشد.
۲. هزینه‌ها باید قابل دفاع باشند
اینکه هزینه‌ای در حسابداری ثبت شده به معنی قابل قبول بودن خودکار آن از نظر مالیاتی نیست.
برای هزینه‌های مهم بررسی کنید:
- ارتباط هزینه با فعالیت شرکت روشن باشد؛
- سند و مدرک مناسب وجود داشته باشد؛
- نحوه پرداخت قابل پیگیری باشد؛
- تکالیف قانونی مرتبط در صورت وجود انجام شده باشد؛
- هزینه در دوره صحیح ثبت شده باشد.
برای هزینه‌های غیرمعمول یا با مبلغ بالا بهتر است مدارک قبل از ارسال اظهارنامه دوباره بررسی شوند.
۳. سامانه مؤدیان را با حسابداری تطبیق دهید
یکی از کنترل‌های مهم امروز، تطبیق اطلاعات داخلی شرکت با اطلاعات ثبت‌شده در سامانه مؤدیان است.
سؤال‌هایی که باید پاسخ داده شوند:
- آیا تمام فروش‌های مشمول، صورتحساب مناسب دارند؟
- آیا صورتحساب ابطالی یا اصلاحی به‌درستی اعمال شده است؟
- آیا خریدهای ثبت‌شده متعلق به شرکت هستند؟
- آیا صورتحسابی وجود دارد که واحد مالی از آن بی‌اطلاع باشد؟
- آیا اطلاعات طرف حساب‌ها درست است؟
اختلاف میان سیستم حسابداری و سامانه‌های مالیاتی بهتر است قبل از رسیدگی شناسایی شود.
۴. حقوق، مالیات حقوق و بیمه را کنار هم ببینید
در بسیاری از شرکت‌ها حقوق در یک نرم‌افزار محاسبه می‌شود، بیمه از مسیر دیگری ارسال می‌شود و اطلاعات مالیاتی نیز جدا ثبت می‌شود.
همین جدا بودن سیستم‌ها زمینه ایجاد اختلاف را فراهم می‌کند.
برای نمونه کنترل کنید:
- تعداد کارکنان؛
- روزهای کارکرد؛
- حقوق ناخالص؛
- مزایا؛
- مالیات حقوق؛
- لیست بیمه؛
- ثبت حسابداری هزینه حقوق
با یکدیگر قابل تطبیق باشند.
۵. حساب‌های مدیران و شرکا را جدی بگیرید
در شرکت‌های کوچک این اتفاق بسیار رایج است:
مالک شرکت هزینه‌ای را از حساب شخصی پرداخت می‌کند.
یا شرکت مبلغی به حساب مدیر واریز می‌کند تا هزینه‌ای انجام شود.
اگر این موارد به‌درستی ثبت و مستندسازی نشوند، مانده حساب اشخاص در پایان سال ممکن است مبهم شود.
قبل از ارسال اظهارنامه مانده حساب:
- شرکا؛
- سهامداران؛
- مدیران؛
- تنخواه‌داران
را بررسی کنید.
برای مانده‌های غیرعادی باید توضیح و مدرک وجود داشته باشد.
۶. دارایی‌ها و استهلاک را بررسی کنید
خرید رایانه، سرور، تجهیزات اداری، ماشین‌آلات یا سایر اقلام الزاماً هزینه همان سال نیست.
ممکن است لازم باشد به‌عنوان دارایی ثبت و طی دوره مربوط مستهلک شوند.
فهرست دارایی‌های شرکت را با دفاتر و محاسبات استهلاک تطبیق دهید.
۷. موجودی کالا اهمیت زیادی دارد
برای شرکت‌های دارای موجودی، رقم موجودی پایان سال مستقیماً می‌تواند روی بهای تمام‌شده و سود اثر بگذارد.
اختلاف میان انبار واقعی و حسابداری باید بررسی شود.
صرف اصلاح عدد در اظهارنامه بدون شناسایی علت اختلاف راه‌حل مناسبی نیست.
۸. قراردادهای مهم سال را مرور کنید
قراردادها می‌توانند علاوه بر ثبت درآمد و هزینه، آثار دیگری نیز داشته باشند.
برای نمونه ممکن است لازم باشد موضوعاتی مانند:
- مالیات؛
- ارزش افزوده؛
- بیمه قرارداد؛
- تعهدات پرداخت؛
- و دوره شناسایی درآمد
بررسی شوند.
قراردادهای بزرگ یا غیرمعمول سال را یک بار جداگانه مرور کنید.
۹. اسناد سال را برای آینده آماده کنید
اظهارنامه امروز ارسال می‌شود، اما رسیدگی ممکن است مدت‌ها بعد انجام شود.
بنابراین مدارک مهم را طوری نگهداری کنید که شخص دیگری نیز بتواند چند سال بعد منطق اعداد اظهارنامه را بفهمد.
صرف وجود اطلاعات در رایانه یک کارمند کافی نیست.
قبل از ارسال نهایی
سه سؤال ساده بپرسید:
آیا اعداد اصلی اظهارنامه با سایر سامانه‌ها قابل تطبیق‌اند؟
آیا برای اقلام غیرعادی توضیح و مدرک داریم؟
اگر یک سال دیگر درباره این عدد سؤال شود، می‌توانیم نحوه محاسبه آن را توضیح دهیم؟
هدف از کنترل قبل از اظهارنامه فقط کاهش اشتباه محاسباتی نیست.
هدف این است که اطلاعات مالی شرکت در سامانه‌های مختلف، یک تصویر سازگار و قابل دفاع ایجاد کنند.